Zwaarte en complexiteit bij de RvdK
De jeugdhulp- en beschermingsketen dreigt vast te lopen. In de afgelopen vijf jaar is het aantal door de Raad van de Kinderbescherming (RvdK) behandelde zaken gedaald en de doorlooptijd verhoogd, terwijl het aantal mensen dat werkt aan deze zaken is toegenomen. De aanname is dat de casuïstiek bij de RvdK zwaarder en complexer is geworden en dat tevens werken binnen de jeugdzorgketen complexer is geworden.
TNO is in 2023 gevraagd om binnen de RvdK te onderzoeken of een kwantitatieve systeemanalyse het inzicht in weerbarstige uitvoeringsproblemen kan verbeteren. Als inhoudelijke opdracht is TNO gevraagd het bestaan en de dynamiek van 'zwaarte' en 'complexiteit' te onderzoeken. Hoe komen zwaarte en complexiteit tot stand en welke consequenties hebben deze voor de RvdK en haar medewerkers? In hoeverre kan een systeemanalyse bijdragen aan het doorbreken van vicieuze cirkels in het werk van het Ministerie van Justitie & Veiligheid (JenV) en de RvdK?
Het project
Op basis van brononderzoek, interviews, group model building sessies en data-analyse in de periode van mei 2023 tot november 2023 is er vanuit een systeemdynamisch perspectief naar de processen, informatiestromen en besluitvorming binnen de RvdK gekeken. Met deze methodiek kijken we naar de RvdK en de jeugdketen als systeem, waarbij we inzicht ontwikkelen in het gedrag van het systeem over de tijd: wat zijn de relaties tussen de verschillende trends die wij waarnemen en verklaren die de ontwikkeling in zwaarte en complexiteit? De methodiek en het simulatiemodel zijn een nieuwe manier voor de RvdK om beleidsonderzoek uit te voeren.
In dit onderzoek is de meerwaarde van een kwantitatieve systeemanalysemethode voor beleidsondersteuning verkend. Deze methode gebruikt als uitgangspunt een systemisch perspectief. We hebben ons in dit onderzoek gericht op het begrijpen van de samenhang van factoren die tezamen resulteren in zwaarte en complexiteit.
Kernontwikkelingen
Meerjarige ontwikkelingen in en rond de RvdK
Afhankelijkheden van werkdruk
Werkdruk binnen de RvdK komt voort uit de wisselwerking tussen taakeisen (zoals werkhoeveelheid, complexiteit en emotionele belasting) en de beschikbare mogelijkheden (zoals autonomie, tijdsruimte en invloed op besluitvorming).
Wanneer de balans doorslaat, kunnen stressklachten ontstaan, met mogelijke langetermijneffecten zoals burn‑out en verzuim. Tegelijkertijd spelen individuele factoren en buffers een belangrijke rol: sociale steun, ontwikkelmogelijkheden en herstelmogelijkheden kunnen de negatieve effecten van hoge werkdruk dempen.
Aantal zaken in de wachtfase
Gemiddelde verwerkingstijd
Het resultaat
Om de problematiek te overzien moeten we daarvoor in de eerste plaats loskomen van een perspectief gefocust op losse gebeurtenissen en eenzijdige oorzaken en gevolgen. Dit betekent dat wij gedurende het onderzoek een diversiteit aan perspectieven hebben verzameld middels interviews en bijeenkomsten. Daarnaast is de nadruk gelegd op het gezamenlijk verkennen van meerjarige ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie.
Dit heeft een rijkheid aan informatie opgeleverd waaruit inzichten ten aanzien van 'zwaarte' en 'complexiteit' zijn ontleend. Een gedeelte van deze informatie leent zich ook voor om gevat te worden in een simulatiemodel. Dit model is een extra ondersteuning in het analyseproces, met name ten aanzien van het overzien van kwantitatieve uitkomsten, die anders, gegeven de complexiteit van het systeem, moeilijk te overzien zouden zijn.
Het belang
- Maatschappelijk: De inhoud, eisen en organisatie van het werk zijn veranderd, wat ook tot uiting komt in een grotere tijdsbesteding per onderzoek. Zwaarte en complexiteit zijn intern, extern en door beleving gedreven, maar de consequenties voor de wachtende gezinnen, de RvdK en haar werknemers zijn echt.
- Methodologisch: Het model diende als testcase voor de meerwaarde van de systeemdynamische methode. Er is kennis verworven over hoe subjectieve belevingen, uitvoeringsdata en kennis over casuïstiek gecombineerd kunnen worden. Het verder ontwikkelen van de systeemanalysemethode heeft de mogelijkheid geboden het RvdK en soortgelijke (uitvoerings)organisaties te ondersteunen bij het formuleren van effectief en efficiënt beleid voor complexe maatschappelijke problemen.